Da dove si inizia a organizzare un catering per un evento?
Che si tratti di un matrimonio, un compleanno o un evento aziendale, la domanda è sempre la stessa: da dove comincio? La buona notizia è che il processo ha una logica precisa. Seguirla passo per passo evita errori, sprechi e — soprattutto — brutte sorprese il giorno dell’evento.
Questa guida raccoglie il metodo che usiamo noi di Posto@Tavola per ogni evento che organizziamo a Torino e in Piemonte.
Step 1: definisci il tipo di evento e il numero di ospiti
Prima di tutto il resto. Il tipo di evento determina quasi tutto: formato del servizio, tono del menu, staff necessario, orari. Un pranzo aziendale ha esigenze completamente diverse da una cena di matrimonio o da un aperitivo di compleanno.
Chiediti:
- Che tipo di evento è? (privato, aziendale, cerimonia, ricorrenza)
- Quante persone ci saranno? (numero preciso o stima)
- Qual è la fascia oraria? (pranzo, aperitivo, cena, evento serale)
- Ci sono ospiti con esigenze alimentari particolari? (celiaci, vegani, allergie)
Step 2: scegli il formato di servizio
Il formato cambia tutto: costi, logistica, atmosfera. Le opzioni principali sono:
- Fingerfood e aperitivo: informale, dinamico, perfetto per eventi in piedi fino a 100+ persone
- Buffet: conviviale, flessibile, adatto a cerimonie e feste private
- Menu sit-down: formale, elegante, ideale per matrimoni e cene importanti
- Chef a domicilio: esclusivo, esperienziale, perfetto per gruppi piccoli fino a 20 persone. Scopri tutti i dettagli sul nostro servizio chef a domicilio →
Step 3: definisci il budget
Il budget è il perimetro dentro cui lavorare. Stabilirlo prima — anche in modo approssimativo — aiuta a fare scelte coerenti e a ricevere preventivi utili.
Come riferimento, per un catering professionale a Torino si parte da circa €15 a persona per un aperitivo fingerfood fino a €150 per una cena completa con chef dedicato. Per una guida dettagliata, leggi il nostro articolo sui prezzi del catering a Torino →.
Step 4: scegli il catering giusto
Non tutti i catering per un evento sono uguali. Quando valuti un fornitore, verifica sempre:
- Esperienza con il tuo tipo di evento — un matrimonio non è un aperitivo aziendale
- Flessibilità del menu — deve adattarsi a te, non il contrario
- Gestione delle intolleranze — celiaci e vegani devono essere gestiti con professionalità
- Trasparenza del preventivo — nessun costo nascosto dopo la firma
- Referenze reali — foto di eventi fatti, testimonianze verificabili
Step 5: degustazione e personalizzazione del menu
Per eventi importanti, la degustazione è fondamentale. Permette di assaggiare i piatti in anticipo, fare aggiustamenti e arrivare al grande giorno con la certezza di cosa verrà servito.
In questa fase definisci anche:
- Numero di portate e sequenza
- Abbinamenti con vini o bevande
- Presentazione e stile del servizio
- Menu alternativo per ospiti con esigenze specifiche. Scopri il nostro catering senza glutine →
Step 6: logistica e coordinamento del giorno evento
La settimana prima dell’evento, conferma tutti i dettagli operativi:
- Orario di arrivo dello staff
- Accesso alla location e spazi disponibili per la cucina
- Numero definitivo degli ospiti
- Eventuali variazioni dell’ultimo momento
Il giorno dell’evento, un buon catering professionista non ha bisogno di essere gestito: arriva, allestisce, serve, riordina. Tu devi solo goderti l’occasione.
Checklist rapida
- ✅ Tipo di evento e numero ospiti definiti
- ✅ Formato del servizio scelto
- ✅ Budget stabilito
- ✅ Catering contattato e preventivo ricevuto
- ✅ Degustazione effettuata (per eventi importanti)
- ✅ Dettagli logistici confermati
- ✅ Numero definitivo ospiti comunicato
FAQ – cosa devo sapere
Con quanto anticipo devo iniziare a organizzare il catering? Dipende dall’evento. Per un matrimonio in alta stagione, 6-8 mesi prima. Per un compleanno o un evento aziendale, 3-4 settimane sono sufficienti nella maggior parte dei casi.
Devo occuparmi io della location o lo fate voi? La location è in genere a carico del cliente. Noi ci adattiamo allo spazio che hai scelto e gestiamo tutta la logistica di nostra competenza — dalla cucina al riordino.
Fate catering anche fuori Torino? Sì, operiamo in tutto il Piemonte. Leggi la nostra pagina sul catering per un evento aziendale → per saperne di più.
Hai un evento in programma? Partiamo insieme
Raccontaci il tuo evento e organizziamo una consulenza gratuita. Ti guidiamo noi in ogni step.
Contattaci ora:
📞 Anche su whatsapp:
oppure invia una e mail a postoatavola.info@gmail.com